LOV OM KONTROLPAKKE STILLER KRAV TIL OPBEVARING AF SELSKABSDOKUMENTER

Folketinget vedtog den 12. maj 2020 den såkaldte ”kontrolpakke”. Formålet med kontrolpakken er blandt andet at mindske økonomisk kriminalitet begået gennem virksomheder og selskaber. Nærværende artikel vil gøre dig klogere på Erhvervsstyrelsens nye opgave som kontrolmyndighed, den nye opbevaringspligt af selskabsdokumenter og de afledte forpligtelser for selskabets ledelse.

Erhvervsstyrelsen som ny kontrolmyndighed

I de seneste år har der været en række større og meget alvorlige sager, hvor virksomheder har gjort brug af urigtige eller forfalskede selskabs- og regnskabsoplysninger for at skjule ulovligheder. På den baggrund vedtog folketinget kontrolpakken, som skal sikre rigtigheden af de selskabs- og regnskabsoplysninger, der er og bliver registreret i CVR-registret. Erhvervsstyrelsen skal derfor fremover også agere kontrolmyndighed, og har fået nye værktøjer, således at der hurtigt og effektivt kan gribes ind ved forkerte eller mangelfulde regnskabs- og selskabsoplysninger i CVR-registret.

Opbevaring af selskabsretlige dokumenter i mindst 5 år

En ny og vigtig regel er pligten til at opbevare selskabsdokumenter i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Selskabsdokumenter er ethvert dokument eller bilag, som et selskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør af selskabsloven, eksempelvis stiftelsesdokument, vedtægter, ejerbog og generalforsamlingsreferater.

Opbevaringspligten indebærer, at myndighederne uden vanskeligheder, skal kunne få adgang til dokumenterne. Enten skal dokumenterne opbevares elektronisk, f.eks. via en server eller cloudløsning, eller i fysisk form. Hvis dokumenterne opbevares fysisk, skal de opbevares i Danmark, således at myndighederne uden vanskeligheder, kan få adgang til dokumenterne. Det er derimod intet krav at serveren eller cloudløsningen er fysisk tilstede i Danmark, så længe myndighederne kan få adgang til dokumenterne i forbindelse med tilsyn.

Nye pligter for ledelsen

Pligten til at opbevare selskabsretlige dokumenter i mindst 5 år påhviler som udgangspunkt selskabets direktion. I selskaber med en bestyrelse, påhviler pligten også indirekte bestyrelsen, fordi bestyrelsen skal sikre, at direktionen udøver sit erhverv på behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer.

Bestyrelsen skal derfor ikke kun sikre at direktionen efterlever de nye pligter, men også sikre, at bestyrelsens retningslinjer er fornødne. Hvilke selskabsdokumenter som direktionen skal opbevare bør indskrives i bestyrelsens retningslinjer.

Sanktioner

Hvis de nye pligter om opbevaring af selskabsdokumenter ikke iagttages, kan Erhvervsstyrelsen sanktionere med bøde og i meget grove tilfælde med tvangsopløsning af selskabet. Bøde vil kunne pålægges både selskabet og ledelsesmedlemmerne, forudsat at den manglende iagttagelse ikke er af underordnet karakter. Hvis et forhold kan berigtiges, vil selskabet blive pålagt en frist, forinden det potentielt vil blive tvangsopløst.

Ikrafttrædelse

De nye kontrolbeføjelser i medfør af ændringerne i årsregnskabsloven og revisorloven trådte i kraft den 1. juli 2020, og kontrolbeføjelserne i medfør af ændringerne i selskabsloven og lov om visse erhvervsdrivende virksomheder træder i kraft den 1. januar 2021. Den ovenfornævnte opbevaringspligt vedrørende selskabsdokumenter træder ligeledes i kraft den 1. januar 2021.

Kontakt os gerne for en uforpligtende drøftelse

Har du spørgsmål vedrørende dine forpligtelser i denne sammenhæng eller i øvrigt spørgsmål til indretningen af din virksomhed, er du velkommen til at kontakte os i Team Erhverv.

Jesper Hedegaard, 22 16 50 23 – jh@interlex-dk